שם המשרה
מזכיר/ה למתן שירותי אדמיניסטרציה
סקירת חברה
תיאור המשרה
מזכיר/ה למתן שירותי אדמיניסטרציה
מטרת המשרה
המזכיר/ה יהיה/י אחראי/ת על מתן שירותי מזכירות אישית למנהל/ת האגף, וכן על מתן עזרה אדמיניסטרטיבית לעובדי האגף.
תחומי אחריות
- ניהול יומן המנהל/ת, כולל תיאום פגישות, נסיעות ואירועים.
- טיפול בטלפונים ובהודעות, כולל הפניית שיחות למנהל/ת או לגורמים המתאימים.
- הכנת מצגות, כולל עיצוב, כתיבה ועיבוד.
- הזמנת ציוד ושירותים, כולל ציוד משרדי, ציוד טכנולוגי ושירותי ניקיון.
- מתן עזרה אדמיניסטרטיבית לעובדי האגף, כולל טיפול בהזמנות נסיעות, הוצאת חשבוניות ועוד.
- עבודה מול גורמים חיצוניים, כולל ספקים, לקוחות ושותפים עסקיים.
- תמיכה בעולמות ההדרכה והפיתוח הארגונית, כגון תיאום קורסים והשתלמויות, ניהול מאגרי ידע ועוד.
- תמיכה בעולם הרווח, כגון טיפול בהזמנות, ניהול מלאי ועוד.
- ריכוז פרויקטים שונים, כגון אירועים עסקיים, כנסים ועוד.
- הכנת מצגות PP ודוחות EXCEL.
- ניהול בקרה שוטפת על הסכמים וחוזים.
- טיפול בחשבוניות.
דרישות
- תואר ראשון
- לפחות 3 שנות ניסיון בניהול משרד
- ניסיון בניהול יומן
- שליטה בכל תוכנות אופיס, לרבות excel ו- PP
- יכולת עבודה בצוות
- יחסי אנוש טובים
- יוזמה, השקעה ומעורבות
- הקפדה על איכות ביצוע
- דייקנות
- שירותיות ואדיבות
תנאי עבודה
- משרה מלאה
- שכר בהתאם לניסיון וההשכלה
- תנאים סוציאליים מלאים
