מזכירה אישית- 60% משרה (לשנה)

סקירת חברה

תיאור משרה

מזכירה אישית

60% משרה (לשנה)

היקף המשרה: 60% משרה, ימים א'-ה', 8:00-16:00

מיקום: מכון ויצמן למדע, רחובות

תיאור התפקיד:

המזכירה האישית תהיה אחראית על ניהול שוטף של משרד ראש הקבוצה, טיפול באורחים, קליטה וליווי של עובדים וסטודנטים חדשים, עבודה אדמיניסטרטיבית מול גורמים שונים במכון, הדרכה וסיוע לעובדים ומדענים בקבוצה, הוצאת הודעות במערכת Groups to Mailing וטיפול בסדרות הרצאות.

תחומי האחריות:

• ניהול שוטף של משרד ראש הקבוצה: מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות, תיאום פגישות, טיפול בדואר, אחזקת משרד ועוד.
• טיפול ואירוח באורחים: הזמנת מלון, כיבוד, ארוחות, לוח זמנים של הביקור, החזרי הוצאות וכו'.
• קליטה וליווי של עובדים וסטודנטים חדשים בקבוצה: הדרכה בנושאי הקבוצה והמכון, סיוע בהתאקלמות, תיאום פגישות עם גורמים שונים וכו'.
• עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון: הגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטטוס, הודעות התחלה/סיום וכו'.
• הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים, עובדים ומדענים בקבוצה בנושאים שונים כגון טפסי נסיעות וכו'.
• הוצאת הודעות במערכת Groups to Mailing.
• טיפול בסדרות הרצאות CLUB CANCER , והרצאות נוספות במחלקה וכו': שריון אולמות, הוצאת הודעות, הזמנת פוסטרים, כיבוד וכו'.

דרישות:

• תואר ראשון - חובה
• אנגלית ברמת שפת אם
• שליטה ביישומי Office
• ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית - יתרון

הערות:

• המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד.
• העסקה מותנית בהעברת בדיקת רקע.

מיומנויות וידע נדרשים

• תואר ראשון – חובה• אנגלית- ברמת שפת אם• שליטה ביישומי Office• ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית - יתרון