סקירת חברה
תיאור המשרה
דרישות:
- תואר ראשון
- אנגלית ברמת שפת אם
- אחריות, יוזמה, תודעת שירות ותקשורת בין אישית גבוהה
- שליטה ביישומי Office ובמערכות ממוחשבות נוספות
תיאור התפקיד:
עוזר/ת אישי/ת לראש המחלקה אחראי/ת על ניהול השוטף של המשרד, טיפול במועמדים ובאורחים של המחלקה, קליטה וליווי של עובדים וסטודנטים חדשים, עבודה אדמיניסטרטיבית מול גורמים שונים במכון, הדרכה וסיוע לעובדים ומדענים, טיפול בסדרות הרצאות ומשימות נוספות לפי הצורך.
תחומי אחריות:
- ניהול שוטף של משרד ראש המחלקה: מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות, קבלת קהל, טיפול בדואר ופקסים, הזמנת שירותים וקבלנים ועוד.
- טיפול במועמדים למחלקה: בניית לוח זמנים לביקור במחלקה, הזמנת כרטיסים, הזמנת חדרים במלון, טיפול בבקשות לסיוע כספי ועוד.
- טיפול באורחים של המחלקה: הזמנת מלון, הזמנת כרטיסים, הזמנת חדרים במלון, בניית לוח זמנים לביקור, טיפול בהחזרי הוצאות ועוד.
- קליטה וליווי של עובדים וסטודנטים חדשים במחלקה: יצירת קשר, מתן מידע, סיוע בהתמצאות ועוד.
- עבודה אדמיניסטרטיבית מול גורמים שונים במכון: הגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטטוס, הודעות התחלה/סיום ועוד.
- הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים, עובדים ומדענים בנושאים שונים: טפסי נסיעות, מסמכים ממשלתיים, ביטוחים ועוד.
- טיפול בסדרות הרצאות במחלקה, סמינרי סטודנטים וכו': שריון אולמות, הוצאת הודעות, הזמנת פוסטרים, כיבוד ועוד.
- אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראש המנהל וראש המחלקה.
תנאי העסקה:
- משרה מלאה
- שכר בהתאם לניסיון ולכישורים
- תנאים סוציאליים מלאים
מיקום המשרה:
מועד סיום הגשת מועמדות:
